Quy định lưu trữ văn thư và giao nhận tài liệu hồ sơ
12/04/2012 09:17
1. Mục đích
Quy định phương thức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ trong Trung tâm,
Quy định về giao nhận tài liệu, hồ sơ giữa Trung tâm với Khách hàng và giao nhận tài liệu, hồ sơ trong nội bộ trung tâm.
2. Phạm vi áp dụng
Được áp dụng trong hoạt động lưu trữ văn thư và giao nhận tài liệu, hồ sơ của Trung tâm.
3. Tài liệu viện dẫn
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 - Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
4. Thuật ngữ
- VT: Văn thư
5. Nội dung quy trình
Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau:
• Xây dựng và ban hành văn bản:
+ Soạn thảo văn bản;
+ Duyệt bản thảo;
+ Đánh máy, trình văn bản, sao y nguyên bản;
+ Vào sổ lấy số, đóng dấu.
• Quản lý giải quyết văn bản:
+ Quản lý và giải quyết văn bản đến;
+ Quản lý văn bản đi;
+ Quản lý các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ;
+ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và lưu trữ cơ quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu:
+ Bảo quản con dấu;
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
5.1. Xây dựng và ban hành văn bản
5.1.1. Soạn thảo văn bản: Các bộ phận thuộc Trung tâm khi soạn thảo văn bản phải đúng thể thức, nội dung, quy chế của Trung tâm. Phụ trách bộ phận soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó - căn cứ theo các quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 - Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
5.1.2. Duyệt văn bản: Sau khi soạn thảo xong, cán bộ phụ trách bộ phận kiểm tra và ký nháy vào văn bản trước khi trình Ban Giám đốc. Khi phát hiện văn bản không đúng thể thức, nội dung, cán bộ phụ trách bộ phận có trách nhiệm trả cho người soạn thảo để sửa, trình ký lại.
5.1.3. Nhân bản, đóng dấu: Sau khi L•nh đạo Trung tâm duyệt, văn bản phải đưa qua văn thư để vào sổ lấy số, ký nháy vào góc phải của văn bản gốc, cán bộ của bộ phận soạn thảo đến lấy văn bản đi sao chụp.
5.2. Tổng hợp quản lý giải quyết văn bản
5.2.1. Quản lý, giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản đi - đến cơ quan đều phải chuyển qua Phòng Hành chính -Tổng hợp Trung tâm đăng ký vào sổ và lấy số văn bản (kể cả các văn bản chuyển qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan). Ngoài ra Văn thư Trung tâm còn quản lý Giấy giới thiệu của Trung tâm. Khi giao nhận phải có chữ ký xác nhận tại Văn thư.
Tất cả văn bản đến Trung tâm đều vào chung một quyển Sổ văn bản đến. Trình tự quản lý, giải quyết văn bản đến theo những bước sau:
a. Tiếp nhận văn bản:
• Kiểm tra văn bản xem có đúng là gửi cho Trung tâm mình không, tài liệu nào không đúng thì trả lại cho nhân viên bưu điện.
• Sau đó bóc bì (đối với những văn bản ngoài bì đề tên Trung tâm mà không có dấu Mật), sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo... thành các loại riêng. Những văn bản Mật thì chỉ vào sổ và chuyển cả bì.
• Tiếp đó đóng dấu đến, ghi sổ số đến, ngày đến (những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản tin... không phải vào Sổ công văn đến).
b. Phòng Hành chính - Tổng hợp: Tất cả công văn đến được sắp xếp theo trình tự: hoả tốc, khẩn được để lên trên cùng, sau đó đến công văn Mật (nếu có), các Bộ, các ngành từ Trung ương đến địa phương, Trung tâm, tư nhân... Sau đó trình Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp xem xét.
c. Tự giải quyết: Sau khi đưa tất cả văn bản trình Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp xem xét, những văn bản nào thuộc thẩm quyền Phòng Hành chính - Tổng hợp chỉ đạo xử lý sẽ được chuyển qua Văn thư vào sổ và chuyển tới các bộ phận.
d. Trình Ban Giám đốc: Phòng Hành chính - Tổng hợp xem xét, sắp xếp những văn bản còn lại để trình lên Ban Giám đốc Trung tâm cho ý kiến phân phối, giải quyết văn bản.
e. Giải quyết công việc: Tất cả các văn bản sau khi được Phòng Hành chính - Tổng hợp Ban Giám đốc chuyển đến, Văn thư có trách nhiệm vào sổ, đi sao chụp nếu văn bản gửi cho nhiều bộ phận, sau khi giữ lại một bản để lưu trữ, gọi cán bộ của các bộ phận tới ký, nhận văn bản ngay trong ngày hôm đó. (Văn thư không để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác, bộ phận khác)
f. Lưu hồ sơ - Lưu Văn thư: Sau khi những văn bản đ• chuyển tới các phòng ban chức năng, những cán bộ được Phụ trách bộ phận giao trách nhiệm xử lý văn bản đều phải lập hồ sơ công việc để giải quyết văn bản và lưu hồ sơ.
5.2.2. Quản lý văn bản đi
• Tất cả các văn bản giấy tờ của Trung tâm gửi đi đến các cơ quan đơn vị bên ngoài đều phải đăng ký vào Sổ văn bản đi.
Trình tự quản lý, giải quyết văn bản đi theo những bước sau:
• Soạn thảo và duyệt văn bản: Theo mục 5.1.1 và 5.1.2 của quy trình này
• Trình ký: Sau khi kiểm tra, những văn bản, hồ sơ công việc trình Ban Giám đốc Trung tâm ký phải được xếp vào cặp trình Ban Giám đốc.
• Vào sổ, đóng dấu, gửi đi: Tất cả các văn bản trình ký sau khi được Ban Giám đốc chuyển ra, qua Văn thư vào sổ, lấy số, ký nháy vào góc văn bản gốc. Chuyển cho cán bộ các bộ phận soạn thảo mang văn bản đi sao, sau đó mang lên Văn thư đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
• Văn bản chuyển giao nội bộ: Đối với các văn bản chuyển giao nội bộ Trung tâm, sau khi có chữ ký và đóng dấu, Văn thư cần cập nhật tên trích yếu và nội dung chính của văn bản vào Sổ theo dõi văn bản chuyển giao nội bộ (BM-[HC-GNTLHS]-VBNB), sau đó mới chuyển văn bản cho bộ phận.
5.3. Quản lý và sử dụng con dấu
5.3.1. Quản lý con dấu
Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm quản lý con dấu của Trung tâm. Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.
5.3.2. Sử dụng con dấu
a. Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản, đóng dấu xong phải cập nhật vào Sổ theo dõi đóng dấu văn bản (BM-[HC-GNTLHS]-TDĐGVB)
b. Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng và trùm 1/3 ữ 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.
c. Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 ữ 1/4 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
d. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
5.4. Giao nhận tài liệu, hồ sơ:
5.4.1 Giao nhận tài liệu, hồ sơ với khách hàng:
Khách hàng giao tài liệu, hồ sơ cập nhật vào Sổ theo dõi nhận tài liệu, hồ sơ và các thông tin Chủ đầu tư BM-[HC-GNTLHS]-NTLHS
Chuyển tài liệu, hồ sơ cho Khách hàng cập nhật vào Sổ theo dõi giao tài liệu, hồ sơ BM-[HC-GNTLHS]-GTLHS
5.4.2 Giao nhận tài liệu, hồ sơ trong nội bộ trung tâm: Thực hiện theo Sổ theo dõi văn bản chuyển giao nội bộ (BM-[HC-GNTLHS]-VBNB)
Quy định phương thức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ trong Trung tâm,
Quy định về giao nhận tài liệu, hồ sơ giữa Trung tâm với Khách hàng và giao nhận tài liệu, hồ sơ trong nội bộ trung tâm.
2. Phạm vi áp dụng
Được áp dụng trong hoạt động lưu trữ văn thư và giao nhận tài liệu, hồ sơ của Trung tâm.
3. Tài liệu viện dẫn
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 - Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
4. Thuật ngữ
- VT: Văn thư
5. Nội dung quy trình
Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau:
• Xây dựng và ban hành văn bản:
+ Soạn thảo văn bản;
+ Duyệt bản thảo;
+ Đánh máy, trình văn bản, sao y nguyên bản;
+ Vào sổ lấy số, đóng dấu.
• Quản lý giải quyết văn bản:
+ Quản lý và giải quyết văn bản đến;
+ Quản lý văn bản đi;
+ Quản lý các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ;
+ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và lưu trữ cơ quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu:
+ Bảo quản con dấu;
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
5.1. Xây dựng và ban hành văn bản
5.1.1. Soạn thảo văn bản: Các bộ phận thuộc Trung tâm khi soạn thảo văn bản phải đúng thể thức, nội dung, quy chế của Trung tâm. Phụ trách bộ phận soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó - căn cứ theo các quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 - Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
5.1.2. Duyệt văn bản: Sau khi soạn thảo xong, cán bộ phụ trách bộ phận kiểm tra và ký nháy vào văn bản trước khi trình Ban Giám đốc. Khi phát hiện văn bản không đúng thể thức, nội dung, cán bộ phụ trách bộ phận có trách nhiệm trả cho người soạn thảo để sửa, trình ký lại.
5.1.3. Nhân bản, đóng dấu: Sau khi L•nh đạo Trung tâm duyệt, văn bản phải đưa qua văn thư để vào sổ lấy số, ký nháy vào góc phải của văn bản gốc, cán bộ của bộ phận soạn thảo đến lấy văn bản đi sao chụp.
5.2. Tổng hợp quản lý giải quyết văn bản
5.2.1. Quản lý, giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản đi - đến cơ quan đều phải chuyển qua Phòng Hành chính -Tổng hợp Trung tâm đăng ký vào sổ và lấy số văn bản (kể cả các văn bản chuyển qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan). Ngoài ra Văn thư Trung tâm còn quản lý Giấy giới thiệu của Trung tâm. Khi giao nhận phải có chữ ký xác nhận tại Văn thư.
Tất cả văn bản đến Trung tâm đều vào chung một quyển Sổ văn bản đến. Trình tự quản lý, giải quyết văn bản đến theo những bước sau:
a. Tiếp nhận văn bản:
• Kiểm tra văn bản xem có đúng là gửi cho Trung tâm mình không, tài liệu nào không đúng thì trả lại cho nhân viên bưu điện.
• Sau đó bóc bì (đối với những văn bản ngoài bì đề tên Trung tâm mà không có dấu Mật), sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo... thành các loại riêng. Những văn bản Mật thì chỉ vào sổ và chuyển cả bì.
• Tiếp đó đóng dấu đến, ghi sổ số đến, ngày đến (những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản tin... không phải vào Sổ công văn đến).
b. Phòng Hành chính - Tổng hợp: Tất cả công văn đến được sắp xếp theo trình tự: hoả tốc, khẩn được để lên trên cùng, sau đó đến công văn Mật (nếu có), các Bộ, các ngành từ Trung ương đến địa phương, Trung tâm, tư nhân... Sau đó trình Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp xem xét.
c. Tự giải quyết: Sau khi đưa tất cả văn bản trình Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp xem xét, những văn bản nào thuộc thẩm quyền Phòng Hành chính - Tổng hợp chỉ đạo xử lý sẽ được chuyển qua Văn thư vào sổ và chuyển tới các bộ phận.
d. Trình Ban Giám đốc: Phòng Hành chính - Tổng hợp xem xét, sắp xếp những văn bản còn lại để trình lên Ban Giám đốc Trung tâm cho ý kiến phân phối, giải quyết văn bản.
e. Giải quyết công việc: Tất cả các văn bản sau khi được Phòng Hành chính - Tổng hợp Ban Giám đốc chuyển đến, Văn thư có trách nhiệm vào sổ, đi sao chụp nếu văn bản gửi cho nhiều bộ phận, sau khi giữ lại một bản để lưu trữ, gọi cán bộ của các bộ phận tới ký, nhận văn bản ngay trong ngày hôm đó. (Văn thư không để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác, bộ phận khác)
f. Lưu hồ sơ - Lưu Văn thư: Sau khi những văn bản đ• chuyển tới các phòng ban chức năng, những cán bộ được Phụ trách bộ phận giao trách nhiệm xử lý văn bản đều phải lập hồ sơ công việc để giải quyết văn bản và lưu hồ sơ.
5.2.2. Quản lý văn bản đi
• Tất cả các văn bản giấy tờ của Trung tâm gửi đi đến các cơ quan đơn vị bên ngoài đều phải đăng ký vào Sổ văn bản đi.
Trình tự quản lý, giải quyết văn bản đi theo những bước sau:
• Soạn thảo và duyệt văn bản: Theo mục 5.1.1 và 5.1.2 của quy trình này
• Trình ký: Sau khi kiểm tra, những văn bản, hồ sơ công việc trình Ban Giám đốc Trung tâm ký phải được xếp vào cặp trình Ban Giám đốc.
• Vào sổ, đóng dấu, gửi đi: Tất cả các văn bản trình ký sau khi được Ban Giám đốc chuyển ra, qua Văn thư vào sổ, lấy số, ký nháy vào góc văn bản gốc. Chuyển cho cán bộ các bộ phận soạn thảo mang văn bản đi sao, sau đó mang lên Văn thư đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
• Văn bản chuyển giao nội bộ: Đối với các văn bản chuyển giao nội bộ Trung tâm, sau khi có chữ ký và đóng dấu, Văn thư cần cập nhật tên trích yếu và nội dung chính của văn bản vào Sổ theo dõi văn bản chuyển giao nội bộ (BM-[HC-GNTLHS]-VBNB), sau đó mới chuyển văn bản cho bộ phận.
5.3. Quản lý và sử dụng con dấu
5.3.1. Quản lý con dấu
Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm quản lý con dấu của Trung tâm. Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.
5.3.2. Sử dụng con dấu
a. Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản, đóng dấu xong phải cập nhật vào Sổ theo dõi đóng dấu văn bản (BM-[HC-GNTLHS]-TDĐGVB)
b. Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng và trùm 1/3 ữ 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.
c. Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 ữ 1/4 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
d. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
5.4. Giao nhận tài liệu, hồ sơ:
5.4.1 Giao nhận tài liệu, hồ sơ với khách hàng:
Khách hàng giao tài liệu, hồ sơ cập nhật vào Sổ theo dõi nhận tài liệu, hồ sơ và các thông tin Chủ đầu tư BM-[HC-GNTLHS]-NTLHS
Chuyển tài liệu, hồ sơ cho Khách hàng cập nhật vào Sổ theo dõi giao tài liệu, hồ sơ BM-[HC-GNTLHS]-GTLHS
5.4.2 Giao nhận tài liệu, hồ sơ trong nội bộ trung tâm: Thực hiện theo Sổ theo dõi văn bản chuyển giao nội bộ (BM-[HC-GNTLHS]-VBNB)
Nguồn bài viết: KCX
